PMI: n tutkimusraportin mukaan havaittiin, että tehottoman viestinnän vuoksi yksi viidestä projektista on epäonnistunut. Varmistaaksesi a Menestys projektipäällikön on kuratoitava tehokas projektiviestinnän hallinta. Tässä projektiviestinnän hallinnan artikkelissa annan sinulle täydellisen läpikäynnin siitä, kuinka systemaattinen viestintä muodostuu projektissa ja mitkä ovat siihen liittyvät prosessit.
Alla on aiheita, joista keskustelen tässä projektin ajanhallinta-artikkelissa:
Voit hallita kaikkia projektinhallinnan käsitteitä tutustumalla jäsenneltyyn Ohjelma, jossa sinua ohjaa ohjaajat.
Mikä on projektiviestinnän hallinta?
Projektiviestinnän hallinta ,
Projektiviestinnän hallinta sisältää prosessit, jotka ovat välttämättömiä sen varmistamiseksi, että projektin ja sen sidosryhmien tietotarpeet tyydytetään kehittämällä esineitä ja toteuttamalla toimia, joiden tarkoituksena on tehokas tiedonvaihto.
Se on yksi kymmenestä keskeisestä osaamisalueesta, joka luo perustan projektinhallintakehykselle ja jolla on tärkeä rooli koko projektitiimin pitämisessä samalla sivulla. Ilman asianmukaista viestinnän hallintaa koko voi murentua, koska viestinnän puute voi johtaa erilaisten prosessien hajoamiseen. Tämä voi edelleen vaikuttaa negatiivisesti lopputuotteeseen ja johtaa siten epäonnistuneeseen projektiin.
Projektiviestinnän hallinta kattaa erilaisiaprosessit, jotka varmistavat, että oikeat projektitiedot toimitetaan oikeille tiimeille ja oikeaan aikaan. Tehokas viestintä auttaa luomaan terveelliset suhteet eri sidosryhmien välillä, joilla on erilainen kulttuuri- ja organisaatiotausta, asiantuntemustaso, kiinnostuksen kohteet ja näkökulmat. Kaikki yhdessä voivat vaikuttaa projektin toteuttamiseen ja lopputuotteeseen.Projektiviestinnän hallinta on kokonaisuudessaan kahden osan yhdistelmä:
- ensimmäinen osa käsittelee sellaisen strategian kehittämistä, joka varmistaa tehokkaan viestintäjärjestelmän sidosryhmille.
- toinen osa Tavoitteena on suorittaa viestintästrategioiden toteuttamiseen tarvittavat toimet.
Keskimäärin projektipäällikkö viettää noin 85-90% koko projektiaikastaan viestintään. Siten a , tehokkaan viestintävirran ylläpitämisestä tulee erittäin tärkeää. Tätä varten hänen on päätettävä projektistrategiasta heti projektin alussa ja noudatettava sitä koko projektin elinkaaren ajan. Jotkut erittäin suositeltavia jotka auttavat luomaan tehokasta viestintää, on lueteltu alla:
- Vahva aktiivinen kuuntelu
- Taitava kirjoittaminen
- Sujuva puhekyky
- Ideoiden kyseenalaistaminen ja tutkiminen
- Odotusten asettaminen ja hallinta
- Motivoiva tiimi tulemaan ja pysymään sitoutuneina
- Opasta tiimiä parantamaan suorituskykyä
- Konfliktien ratkaiseminen
- Kyky tehdä yhteenveto ja toistaa
- Määritä seuraava tehokkain vaihe
Edellä mainittujen taitojen lisäksi projektipäällikön on myös noudatettava 5 C: tä viestinnän, joka auttaa luomaan keskeytymätöntä ja järjestelmällistä viestintää koko projektin ajan. Nämä viisi C: tä ovat:
Mitä tulee , viestintä voi olla erityyppistä:
- Kirjallinen viestintä: Se on yksi tarkimmista viestintämuodoista, joka välitetään kirjeenvaihtovälineen kautta. Se voidaan edelleen erottaa kahteen muotoon:
- Kirjallinen muodollinen: Projektin peruskirja, laajuuslausunto, projektisuunnitelma, WBS, projektin tila, monimutkaiset kysymykset, sopimuksiin liittyvä viestintä, muistiot jne.
- Kirjallinen epävirallinen: sähköposti, muistiinpanot, kirjeet, säännöllinen viestintä tiimin jäsenten kanssa jne.
- Suullinen viestintä: Tämän tyyppinen viestintä on erittäin joustavaa, ja se tapahtuu henkilökohtaisen yhteydenpidon, tiimin tapaamisen, puhelimen jne. Välityksellä. Se voidaan edelleen luokitella kahteen muotoon:
- Suullinen Virallinen: Esitykset, puheenvuorot, neuvottelut jne.
- Epävirallinen suullinen: Keskustelu tiimin jäsenten kanssa, projektikokoukset, keskustelutilat tai sotahuoneiden keskustelut jne.
- Sanaton viestintä: Se on perusviestinnän muoto ja noin 55% viestinnästä tapahtuu tässä muodossa.Yleisiä esimerkkejä tällaisesta viestinnästä ovat ilmeet, käsien liikkeet, äänensävy puhuessa jne.
Toivon, että nyt ymmärrät paremmin projektiviestinnän hallintaa. Seuraavassa osassa puhun siitä, miten viestinnän hallinta hyödyttää organisaatiota.
c ++ goto-lause
Viestinnän hallinnan edut
- Odotukset: Projektiviestintäsuunnitelma auttaa asettamaan standardit sille, miten ja milloin viestinnän tulisi tapahtua.Tämä auttaa johtajaa ylläpitämään projektin hallintaa ja varmistamaan, että kaikki sidosryhmät saavat tarvittavat tiedot.
- Johdonmukaisuus: Asianmukaisella viestintäsuunnitelmalla projektipäällikkö tulee johdonmukaisemmaksi projektitoimintojen hoidossa. Lisäksi se antaa tiimin jäsenille suunnan, jota noudattamalla he voivat kommunikoida johdonmukaisesti muun ryhmän ja sidosryhmien kanssa.
- Tuottavuus: Tehokas projektinhallintasuunnitelma pitää kaikki tiimin jäsenet hyvin ajan tasalla projektin tapahtumista. Näin he saavat aina tarvitsemansa tiedot työn pysäyttämisen ja puuttuvan tiedon etsimisen sijaan.
- Tulokset: Se luo asianmukaisen ja selkeän viestintäkanavan tiimin ja sidosryhmien välille, mikä varmistaa, että tiimi tietäämitä sidosryhmät haluavat, tarvitsevat ja odottavat projektin tuotoksesta.
- Ohjattu viestintä: Viestinnän hallinta varmistaa myös, että oikeat tiedot toimitetaan oikeille ihmisille ja oikeaan aikaan. Tämä ei jätä tilaa epäselvyydelle tai sekaannukselle ja tarjoaa sujuvan viestinnän.
- Projektiryhmän yhteistyö: Hyvä viestintä johtaa usein parempaan yhteistyöhön tiimin jäsenten kesken ja parantaa keskittymistä kokonaisuuteen.
- Tehokas aloitusistunto: Hyvin organisoitu viestinnänhallintasuunnitelma antaa projektille hyvän potkunvarmistaa, että hankkeesta ja menetelmistä keskustellaan ja tarkistetaan korkealla tasolla. Kun tämä on varmistettu, ryhmän jäsenet ilmaisevat ja sopivat lisää viestintäprosesseja, mikä antaa heille selkeän kuvan siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu ja mikä on heidän roolinsa projektissa.
Projektiviestinnän hallintaprosessit
Projektiviestinnän hallinnan tietämysalue koostuu seuraavista kolmesta prosessista:
1. Suunnittele viestinnän hallinta
Plan Communication Mangement on projektiviestinnän hallinnan tietämysalueen ensimmäinen prosessi. Tässä prosessissa kehitetään systemaattinen ja tehokas suunnitelma projektiviestintään liittyville toiminnoille. Se käyttää pääasiassa tietoja, kuten jokaisen sidosryhmän ja ryhmän vaatimuksia, käytettävissä olevia organisaation resursseja ja projektin tarpeita. Suunnitelman viestinnän hallintaprosessi suoritetaan säännöllisin väliajoin koko . Se auttaa ensisijaisesti asiaankuuluvien tietojen oikea-aikaista esittämistä dokumentoidun lähestymistavan avulla, joka pitää sidosryhmät mukana tehokkaalla tavalla.
Suunnitelman viestinnän hallinta sisältää erilaisia panoksia, työkaluja, tekniikoita ja tuotoksia, jotka olen luetellut alla olevassa taulukossa:
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|
|
|
2. Hallitse viestintää
Toinen projektiviestinnän hallinnan prosessi on Manage Communications, jonka pääasiallisena tavoitteena on kerätä, luoda, jakaa, tallentaa, hakea, hallita, seurata ja lopulta hävittää projektitiedot asianmukaisella ja oikea-aikaisella tavalla. Se suoritetaan koko projektin elinkaaren ajan, jotta projektitiimiltä saataisiin vaivaton ja tehokas tiedonkulku sidosryhmille ja päinvastoin. Tämä prosessi auttaa myös tunnistamaan tehokkaan viestinnän eri näkökohdat ja sopivimmat menetelmät , tekniikat ja tekniikat. Lisäksi se sallii koko viestintäjärjestelmän olla joustavampaa tarjoamalla tilaa mahdollisille menetelmien ja tekniikoiden säätöille. Se auttaa vastaamaan sidosryhmien muuttuviin vaatimuksiin ja tarpeisiin häiritsemättä viestintävirtaa.
Seuraavassa taulukossa olen luetellut täydellisen luettelon viestinnän hallintaan liittyvistä panoksista, työkaluista, tekniikoista ja tuotoksista:
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|
|
|
3. Seuraa viestintää
Monitor Communications on viestinnän hallinnan tietämysalueen viimeinen prosessi. Tämä prosessi varmistaa, että kaikki projektin ja mukana olevien sidosryhmien tietotarpeet ja -vaatimukset täytetään loppuun saattamalla. Se suoritetaan koko ja auttaa optimoimaan tiedonkulun viestinnän hallinnan ja sidosryhmien sitoutumissuunnitelman mukaisesti.
Alla olevassa taulukossa on luettelo erilaisista panoksista, työkaluista, tekniikoista ja tuotoksista, jotka liittyvät projektiviestinnän hallinnan lopulliseen prosessiin:
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|
|
|
Joten tässä oli kyse projektiviestinnän hallinnasta. Jos haluat oppia lisää projektinhallintamenetelmät tai ,voit tarkistaa minun ' yhtä hyvin.
Jos löysit tämän 'Project Communication Management' -artikkelin osuvaksi, tutustu artikkeliin Edureka, luotettava verkko-oppimisyritys, jolla on yli 250 000 tyytyväisen oppijan verkosto, joka levisi ympäri maailmaa.
c ++ lajittelutoiminto
Onko sinulla kysymys meille? Mainitse se tämän Project Communication Management -artikkelin kommenttiosassa ja palaamme sinuun.