On todella mukavaa hallita valtavia tietoja vain muutamalla hiiren napsautuksella ja Excel on ehdottomasti yksi työkalu, jonka avulla voit tehdä tämän. Jos et edelleenkään ole tietoinen Excelin maagisista temppuista, tässä on Advanced Excel -opetusohjelma, joka auttaa sinua oppimaan Excelin perusteellisesti.
Katsokaa kaikkia tässä artikkelissa käsiteltyjä aiheita:
- Turvallisuus
- MS Excel -teemat
- Mallit
- Grafiikka
- Tulostusasetukset
- Tietotaulukot
- Kaaviot
- Pivot-taulukot
- Pivot-kaaviot
- Tietojen vahvistus
- Suodatetaan tietoja
- Tietojen lajittelu
- Ristiviittaus Excelissä
- Kielen käännös
Joten tässä on ensimmäinen ja tärkein näkökohta, joka sinun on tiedettävä tässä Advanced Excel -oppaassa.
Turvallisuus
Excel tarjoaa suojauksen kolmella tasolla:
- Tiedostotaso
- Laskentataulukon taso
- Työkirjan taso
Tiedostotasoinen suojaus:
Tiedostotason suojaus tarkoittaa Excel-tiedostosi suojaamista käyttämällä salasanaa estääkseen muita avaamasta ja muokkaamasta sitä. Suojaa Excel-tiedosto noudattamalla annettuja ohjeita:
1: Napsauta Tiedosto välilehti
2: Valitse Tiedot vaihtoehto
3: Valitse Suojaa työkirja vaihtoehto
4: Valitse luettelosta Salaa salasanalla vaihtoehto
5: Syötä a Salasana näkyviin tulevassa valintaikkunassa
6: Kirjoita uudelleen napsauta sitten salasanaa OK
Pidä seuraavat asiat mielessä, kun syötät salasanoja:
- Älä unohda salasanaasi, koska Excelissä ei ole käytettävissä salasanan palautusta
- Rajoituksia ei peritä, mutta Excel-salasanat erottavat kirjainkoon
- Vältä jakamasta salasanasuojattuja tiedostoja arkaluontoisilla tiedoilla, kuten pankkitiedoilla
- Tiedoston suojaaminen salasanalla ei välttämättä suojaa haitallista toimintaa
- Vältä salasanojen jakamista
Laskentataulukon tason suojaus:
Voit suojata laskentataulukossa olevia tietoja muokkaukselta lukitsemalla solut ja suojaamalla sitten laskentataulukon. Ei vain tämä, voit myös sallia tai estää valikoivasti pääsyn tiettyihin taulukkosi soluihin useille käyttäjille. Jos sinulla on esimerkiksi arkki, joka sisältää tiedot eri tuotteiden myynnistä, ja jokaista tuotetta käsittelevät eri henkilöt. voit sallia jokaisen myyntihenkilöstön muokata vain sen tuotteen tietoja, josta hän on vastuussa, eikä muita.
Suojaa laskentataulukko noudattamalla kahta vaihetta:
1: Avaa solut, joita käyttäjät voivat muokata
- Valitse suojattavasta taulukosta kaikki solut, joita käyttäjät voivat muokata
- Avaa Koti-välilehden Fontti-ikkuna
- Valitse Suojaus
- Poista valinta Lukittu-valinnasta
2: Taulukon suojaaminen
- Suojaa arkki napsauttamalla Arvostelu -välilehti ja valitse sitten Suojaa arkki vaihtoehto
- Näet seuraavan valintaikkunan
- ' Salli kaikille tämän laskentataulukon käyttäjille ”-Vaihtoehto, valitse haluamasi elementit
- Anna valitsemasi salasana ja napsauta OK (Salasanan asetus on valinnainen)
Taulukon purkaminen:
Jos haluat poistaa arkin suojauksen, voit tehdä sen valitsemalla Poista laskentataulukon suojaus vaihtoehto Arvostelu välilehti. Jos olet määrittänyt minkä tahansa salasanan suojataessa arkkia, Excel pyytää sinua syöttämään saman, jotta voit suojata taulukon.
Työkirjan tason suojaus:
Työkirjan tason suojaus auttaa sinua estämään muita käyttäjiä lisäämästä, poistamasta, piilottamasta tai nimeämästä uudestaan arkkiasi. Näin voit suojata työkirjojasi Excelissä:
yksi: Alkaen Arvostelu -välilehdellä Suojaa työkirja Vaihtoehto, näet seuraavan valintaikkunan:
2: Anna joitain Salasana valitsemallasi tavalla ja napsauta OK (Tämä on valinnainen, jos et anna salasanaa, kuka tahansa voi poistaa työkirjan suojauksen)
3: Syötä uudelleen salasana ja napsauta OK
Kun työkirjasi on suojattu, huomaat, että Suojaa työkirja -vaihtoehto korostetaan alla olevan kuvan mukaisesti:
Jos napsautat hiiren kakkospainikkeella jotakin arkkia, huomaat, että kaikki vaihtoehdot, kuten Piilota, Lisää, Nimeä jne., Eivät ole enää käytettävissä. Katso alla olevaa kuvaa:
MS Excel -teemat
MS Excel tarjoaa useita asiakirjaaiheita, joiden avulla voit luoda muodollisia asiakirjoja. Näiden teemojen avulla on helppo harmonisoida eri fontit, värit tai grafiikat. Sinulla on myös mahdollisuus muuttaa joko koko teema tai vain värit tai fontit jne. Valintasi mukaan. Excelissä voit:
- Käytä tavallisia väriteemoja
- Luo teema
- Muokkaa teemojen kirjasinta
- Vaihda tehosteita
- Tallenna räätälöity teema
Käytä tavallisia väriteemoja:
Voit valita vakioteeman seuraavasti:
- Valitse Sivun asettelu välilehti valintanauhasta
- Alkaen Teemat napsauta Värit
- Valitse haluamasi väri
Ensimmäinen väriryhmä, jonka näet. ovat MS Excel -oletusvärejä.
Luo teema:
Jos haluat muokata omia värejäsi, napsauta Mukauta värejä -vaihtoehtoa, joka on yllä olevassa kuvassa näkyvän avattavan luettelon lopussa, ja näet valintaikkunan alla olevan kuvan mukaisesti:
Valitse yllä olevasta valintaikkunasta mikä tahansa valitsemasi väri aksentteille, hyperlinkeille jne. Voit myös luoda oman värisi napsauttamalla enemmän värejä vaihtoehto. Näet kaikki tekemäsi muutokset Näyte ruudun yläosassa olevan kuvan valintaikkunan oikealla puolella. Ei vain tämä, voit myös antaa nimen teemalle, jonka luot Nimi laatikko ja Tallentaa se. Jos et halua tallentaa tekemiäsi muutoksia, napsauta R tapauksessa ja napsauta sitten Tallentaa .
Muokkaa teemojen kirjasinta:
Aivan kuten voit vaihtaa teeman värejä, Excel antaa sinun muuttaa teemojen fonttia. Tämä voidaan tehdä seuraavasti:
- Klikkaa Sivun asettelu alkaen Nauha välilehti
- Avaa avattava luettelo Fontit
- Valitse haluamasi kirjasintyyli
Voit myös muokata omia kirjasintyylejäsi napsauttamalla Muokkaa kirjasimia -vaihtoehtoa. seuraava valintaikkuna avautuu, kun napsautat sitä:
Anna mikä tahansa Otsikko ja Rungon fontti ja sitten anna sille nimi. Kun tämä on tehty, napsauta Tallentaa .
Muutosvaikutukset:
Excel tarjoaa valtavan joukon teemaefektejä, kuten viivoja, varjoja, heijastuksia jne., Joihin voit lisätä. Lisää tehosteita napsauttamalla Sivun asettelu ja avaa Vaikutukset avattavasta luettelosta Teemat Valitse sitten haluamasi tehoste.
Tallenna mukautettu teema:
Voit tallentaa kaikki tekemäsi muutokset tallentamalla nykyisen teeman seuraavasti:
1: Napsauta Sivun asettelu , valitse Teemat
2: Valitse Tallenna nykyinen teema vaihtoehto
3: Anna teemalle nimi Nimi laatikko
4: Napsauta Tallentaa
Huomautus: Tallentamasi teema tallennetaan paikallisen aseman Document Themes -kansioon .thmx-muodossa.
Mallit
Malli on yleensä malli tai malli, joka muodostaa jonkin perustan. Excel-mallit auttavat nostamaan tuotantoasi, koska ne säästävät aikaa ja vaivaa asiakirjojen luomisessa. Voit käyttää Excel-malleja napsauttamalla Tiedosto, sitten s valita Uusi. Täällä voit nähdä useita Excel-malleja, jotka voit valita minkä tahansa tyyppisille asiakirjoille, kuten kalenterit, viikoittaiset läsnäoloraportit, yksinkertainen lasku jne. Voit myös etsiä mallia verkosta. Jos esimerkiksi valitset Henkilökohtainen kuukausibudjetti -mallin, mallisi näyttää alla olevan kuvan mukaisesti:
Grafiikka
Toisin kuin monet ihmiset ajattelevat, Excel ei vain salli sinun pelata tietoja, vaan myös lisätä grafiikkaa siihen. Lisää grafiikkaa napsauttamalla Lisää välilehti ja näet useita vaihtoehtoja, kuten kuvien, muotojen, pivot-taulukoiden, Pivot-kaaviot , Kartat jne.
Kuvien lisääminen:
Tässä Advanced Excel -opetusohjelmassa näytän sinulle kaikki, miten kuvia lisätään Excel-asiakirjoihisi. Napsauta ensin Lisää ja avaa sitten Kuvat luettelosta, valitse Kuvia .
Valitse mikä tahansa kuva, jonka haluat lisätä asiakirjaan. Alla olevaan kuvaan olen lisännyt Excelin logon:
Vastaavasti voit lisätä dokumentteihisi myös muotoja, kuvakkeita, SmartArtsia jne.
Tulostusasetukset:
Tulosta MS Excel -taulukot napsauttamalla Tiedosto ja valitse sitten Tulosta vaihtoehto. Näet useita vaihtoehtoja ennen asiakirjan tulostamista, jonka avulla voit tulostaa asiakirjan eri kuvioilla ja asetteluilla. Voit muuttaa sivun suuntaa, lisätä marginaaleja, vaihtaa tulostimia jne. Jos haluat lisätietoja tästä, Klikkaa tästä .
Tietotaulukot
Tietotaulukot Excelissä luodaan kokeilemaan a: n eri arvoja kaava . Voit luoda joko yhden tai kaksi muuttujataulukkoa Excelissä. Tietotaulukot ovat yksi kolmesta Excelissä käytettävissä olevasta Mitä-jos-analyysityökalusta.
Tässä Advanced Excel -oppaassa näytän sinulle kaikille, kuinka luoda sekä yhden että kahden muuttujan tietotaulukot.
Yhden muuttujan tietotaulukon luominen:
Oletetaan esimerkiksi, että ostit 16 lasia hintaan 20 dollaria. Tällä tavalla joudut maksamaan yhteensä 320 dollaria 16 lasista. Nyt, jos haluat luoda tietotaulukon, joka näyttää saman tuotteen eri määrien hinnat, voit tehdä seuraavasti:
1: Määritä tiedot seuraavasti:
2: Kopioi sitten B3: n tulos toiseen soluun
3: Kirjoita erilaiset tuotemäärät alla esitetyllä tavalla:
4: Valitse äskettäin luotu alue, napsauta Tiedot -välilehdellä Mitä-jos-analyysi alkaen Ennuste ryhmä. Valitse sitten Tietotaulukko vaihtoehto.
5: Määritä alla olevassa valintaikkunassa sarakkeen syöttösolu. (Tämä johtuu siitä, että uudet määrät määritetään sarakkeissa)
6: Kun tämä on tehty, näet kaikki tuloksena olevat arvot. Valitse kaikki solut, joilla on lähtöarvot, ja määritä heille symboli $:
Kahden muuttujan tietotaulukko:
Voit luoda kahden muuttujan tietotaulukon samoille tiedoille, jotka otettiin edellisessä esimerkissä, noudattamalla annettuja vaiheita:
1: Kopioi B3: n tulos johonkin soluun ja määritä testirivin ja sarakkeen arvot alla esitetyllä tavalla:
1: Valitse alue, napsauta Tiedot välilehti
2: Valitse Mitä-jos-analyysi Ennuste-ryhmästä
3: Kirjoita avautuvaan ikkunaan Rivi- ja Sarake-syöttösolu alla olevan kuvan mukaisesti:
4: Kun napsautat OK, näet koko taulukon tuloksen
5: Valitse kaikki lähtösolut ja määritä sitten symboli $
Kaaviot
Kaaviot antavat graafisen esityksen tiedoillesi. Nämä kaaviot visualisoivat numeerisia arvoja erittäin mielekkäällä ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Kaaviot ovat erittäin tärkeä osa Exceliä, ja ne parantuivat huomattavasti jokaisen uuden MS Excel -version kanssa. Voit käyttää useita kaaviotyyppejä, kuten baari, viiva, piirakka, alue jne.
Tämä Advanced Excel -opetusohjelma auttaa sinua oppimaan kaavioiden luomisen Excelissä.
Kaavioiden luominen:
Voit lisätä kaavion noudattamalla annettuja vaiheita:
1: Valmistele kaavion tiedot
2: Valitse valmistellut tiedot, napsauta Lisää läsnä -valintanauhaa
3: Valitse Kaaviot-ryhmästä haluamasi kaavio
Pivot-taulukot:
Excel Pivot-taulukot ovat tilastotaulukoita, jotka tiivistävät laajaa tietoa sisältävien taulukoiden tiedot. Nämä taulukot auttavat sinua visualisoimaan tietojasi minkä tahansa tietotaulukossa olevan kentän perusteella. Pivot-taulukoiden avulla voit visualisoida tietojasi muuttamalla kenttien rivejä ja sarakkeita, lisäämällä suodattimia, lajittelemalla tietojasi jne.
Pivot-taulukoiden luominen: Luo pivot-taulukko noudattamalla annettuja ohjeita:
1: Valitse raivo, jolle haluat luoda pivot-taulukon
2: Napsauta Lisää
mikä on hashmap java
3: Valitse Taulukot-ryhmästä Pivot-taulukko
4: Tarkista, onko annettu alue oikea
5: Valitse paikka, johon haluat luoda taulukon eli uuden tai saman taulukon
6: Excel luo tyhjän pivot-taulukon
7: Vedä ja pudota kentät, jotka haluat lisätä pivot-taulukon mukauttamiseksi
Näet seuraavan taulukon luomisen:
Jos haluat tietää enemmän kuin mitä tämä Advanced Excel -opetusohjelma kattaa, Klikkaa tästä .
Pivot-kaaviot
Excel Pivot -kaaviot ovat sisäänrakennettuja visualisointityökaluja pivot-taulukoille. Pivot-kaaviot voidaan luoda seuraavasti
1: Luo pivot-taulukko
2: Napsauta Lisää välilehti
3: Valitse Pivot-kaaviot alkaen Kaaviot ryhmä
4: Tämä avaa ikkunan, joka näyttää kaikki käytettävissä olevat pivot-kaaviot
5: Valitse minkä tahansa tyyppinen kaavio ja napsauta OK
Kuten näette, pivot-taulukkoani on luotu pivot-kaavio.
Tietojen vahvistus
Yksi tämän Advanced Excel -opetusohjelman tärkeimmistä aiheista on tietojen vahvistus. Tämän ominaisuuden avulla, kuten nimestä voi päätellä, voit määrittää Excel-laskentataulukoiden solut hyväksymään tietyntyyppisiä tietoja. Esimerkiksi, jos haluat tietyn määrän soluja taulukkoon ja haluat niiden hyväksyvän vain päivämäärät, voit tehdä sen helposti käyttämällä Excelin validointitoimintoa. Voit tehdä tämän noudattamalla annettuja vaiheita:
1: Valitse kaikki solut, joille haluat määrittää tietyn tietotyypin:
2: Napsauta Tiedot -välilehti Nauha
3: Alkaen Data-työkalut Valitse ryhmä Tietojen vahvistus
4: Näet ponnahdusikkunan, jossa on kolme vaihtoehtoa, ts. Asetukset, Syöttöviesti ja Virhehälytys
- Asetusten avulla voit valita minkä tahansa tyyppisen datan, jonka haluat valitun alueen hyväksyvän
- Syöttöviesti-osion avulla voit kirjoittaa käyttäjälle viestin, jossa annetaan hänelle joitain yksityiskohtia hyväksyttävistä tiedoista
- Virheilmoitus-osio ilmoittaa käyttäjälle, että hän on tehnyt virheen antamalla halutun syötteen
Jos valitset minkä tahansa solun valitulta alueelta, näet ensin viestin, jossa käyttäjää pyydetään syöttämään kokonaislukuja, jotka ovat suurempia kuin 1.
Jos käyttäjä ei tee niin, hän saa asianmukaisen virhesanoman alla olevan kuvan mukaisesti:
Tietojen suodatus
Tietojen suodattaminen tarkoittaa tiettyjen tietojen noutamista, jotka täyttävät tietyt ehdot. Tässä on taulukko, jota käytän tietojen suodattamiseen:
Nyt, jos haluat suodattaa vain New Yorkin tiedot, sinun tarvitsee vain valita Kaupunki-sarake, napsauttaa Tiedot valintanauhan välilehdessä. Sitten Lajittele ja suodata Valitse ryhmä Suodattaa .
Kun tämä on tehty, Kaupunki -sarakkeessa näkyy avattava luettelo, joka sisältää kaikkien kaupunkien nimet. Suodata New Yorkin tiedot avaamalla avattava luettelo ja poistamalla valinta Valittu kaikki vaihtoehto ja tarkista New York ja napsauta sitten OK . Näet seuraavan suodatetun taulukon:
Vastaavasti voit myös käyttää useita suodattimia valitsemalla vain alueen, johon haluat käyttää suodatinta, ja valitsemalla sitten Suodatin-komennon.
Lajittelu
Tietojen lajittelu Excelissä tarkoittaa tietorivien järjestämistä sarakkeissa olevien tietojen perusteella. Voit esimerkiksi järjestää nimet A-Z: stä tai järjestää numerot nousevista tai laskevista järjestyksistä.
Harkitse esimerkiksi edellisessä esimerkissä esitettyä taulukkoa. Jos haluat järjestää jälleenmyyjien nimet A: sta alkaen, voit tehdä seuraavasti:
- Valitse kaikki lajiteltavat solut
- Klikkaa Järjestellä läsnä Tiedot välilehti ja näet alla olevan kuvan valintaikkunan:
- Tässä sinulla on kaksi vaihtoehtoa, jotka perustuvat toiveeseesi laajentaa valintasi täydellisiin tietoihin tai vain nykyiseen valintaan (valitsen toisen vaihtoehdon)
- Kun se on valmis, näet seuraavan valintaikkunan:
- Täällä voit lisätä sarakkeita, poistaa sarakkeita, muuttaa järjestystä jne. Koska haluan lajitella sarakkeen A-Z, napsautan OK .
Tässä on hattu, jonka pöytä näyttää:
Vastaavasti voit lajitella taulukon useilla tasoilla ja järjestyksillä.
Ristiviittaus MS Excelissä
Jos haluat etsiä tietoja useista arkista työkirjassasi, voit käyttää VLOOKUP-toiminto . VLOOKUP toiminto Excelissä käytetään hakuunja tuo tarvittavat tiedot taulukoista. V kohdassa VLOOKUP viittaa pystysuuntaan, ja jos haluat käyttää tätä toimintoa, tietosi on järjestettävä pystysuunnassa. Yksityiskohtaisen selityksen VLOOKUPista saat Klikkaa tästä .
VLOOKUP-toiminnon käyttäminen tietojen hakemiseen useista arkeista:
Voit käyttää VLOOKUP-toimintoa eri taulukoissa olevien arvojen hakemiseen seuraavasti:
Valmistele arkkien tiedot kuvan osoittamalla tavalla:
Arkki3:
Arkki4:
Nyt voit hakea näiden työntekijöiden palkat taulusta4 taulukkoon 3 käyttämällä VLOOKUPia seuraavasti:
Voit nähdä, että sekä taulukko3 että arkki4 on valittu. Kun suoritat tämän komennon, saat seuraavan tuloksen:
Nyt voit hakea kaikkien työntekijöiden palkat kopioimalla kaavan alla olevan kuvan mukaisesti:
Makrot
Makrot on opittava Excelissä. Näiden makrojen avulla voit automatisoida säännöllisesti suorittamasi tehtävät tallentamalla ne vain makroiksi. Makro Excelissä on periaatteessa toiminto tai joukko toimintoja, jotka voidaan suorittaa uudestaan ja uudestaan automaattisesti.
Tässä Advanced MS Excel -oppaassa opit, kuinka voit luoda ja käyttää makroja.
Makron luominen:
Seuraavassa esimerkissä minulla on joitain tietoja myymälästä ja luon makron voidakseni luoda datakaavion tuotteiden myynnistä sekä niiden määrät ja määrät.
- Luo ensin taulukko alla olevan kuvan mukaisesti:
- Napsauta nyt Näytä välilehti
- Klikkaa Makrot ja valitse Nauhoita makro vaihtoehto
- Kirjoita luotavalle makrolle nimi näkyviin tulevaan valintaikkunaan, ja jos haluat, voit myös luoda pikakuvakkeen tälle makrolle
- Napsauta sitten OK ( Kun tämä on tehty, Excel alkaa tallentaa toimintojasi)
- Valitse Määrä-sarakkeen ensimmäinen solu
- Kirjoita “= PRODUCT (B2, B3)” ja paina Enter
- Lisää $ -merkki Koti-välilehden Numerot-ryhmästä
- Kopioi sitten kaava muille soluille
- Napsauta nyt Lisää ja valitse haluamasi kaavio. Tältä näyttää yllä olevan kuvan taulukon kaavio:
- Kun toiminnot on suoritettu, napsauta Näytä ja valitse Makrot-kohdasta Lopeta tallennus
Kun teet tämän, makro tallennetaan. Aina kun haluat suorittaa kaikki nämä toiminnot, suorita makro yksinkertaisesti, niin näet tulokset vastaavasti. Huomaa myös, että aina kun teet muutoksia soluissa oleviin arvoihin, makro tekee muutokset vastaavasti, kun suoritat sen ja näyttää päivitetyt tulokset automaattisesti.
Kielen käännös
Excel antaa käyttäjille mahdollisuuden kääntää tiedot eri kielille. Se voi tunnistaa automaattisesti tiedoissa olevan kielen ja muuntaa sen sitten haluamallesi kielelle, joka on Excelin kieliluettelossa. Suorita kielikäännös noudattamalla annettuja ohjeita:
- Klikkaa Arvostelu välilehti
- Valitse Kääntää alkaen Kieli ryhmä
- Näet Kääntäjä-ikkunan, jossa voit joko antaa Excelin havaita taulukossa olevan kielen tai antaa jonkin tietyn kielen
- Sitten Vastaanottaja Valitse avattavasta luettelosta kieli, jolle haluat muuntaa tiedot
Kuten näette, teksti, jonka olen saanut, on muunnettu hindiksi.
Tämä tuo meidät tämän Advanced Excel -opetusohjelman artikkelin loppuun. Toivon, että olet selvillä kaikesta, mitä sinulle on jaettu. Varmista, että harjoittelet mahdollisimman paljon ja palauta kokemuksesi.
Onko sinulla kysymys meille? Mainitse se tämän 'Advanced Excel Tutorial' -blogin kommenttiosassa ja otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.
Jos haluat saada syvällistä tietoa trenditekniikoista ja niiden erilaisista sovelluksista, voit ilmoittautua livenä 24/7 -tuella ja käyttöikä.